BESTYRELSESMØDE

REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE MANDAG DEN 14. MARTS 2022

Fremmødte: Jens Strunge, Henrik Nielsen Mertz, Tue Bech, Morten Jensen, William Husted, Anette Matteson, Rikke Jønsson, Michael Sundgaard-Liv og Jeppe Sandegaard Olsen

Efter generalforsamlingen har bestyrelsen første konstituerende møde. Henrik Nielsen Mertz vælges som næstformand og William Husted som sekretær.

Rengøring. Der er brug for en ny plan for, hvordan rengøringen på toiletterne skal foregå. Der foreslås en kalender-fordeling, hvor best. medlemmerne på skift har ansvaret for rengøringen. Desuden snakkes der om, at toilet-rummene/væggene trænger til at blive repareret.

Nye udvalg. Formanden foreslår, at der oprettes udvalg/ansvarlige for en række områder. En husmand, der har ansvaret for foreningshuset, en vejmand/kameramand, en hjælpegruppe og en arrangementsgruppe.

Hjemmeside. Hjemmesiden skal opdateres i lighed med medlemslisten, der fortsat er mangelfuld og formentlig skal have tilføjet mange info og rettelser, før den er fyldestgørende. Der er dog gjort store fremskridt, og det er forventningen, at listen bliver fuldstændig inden længe.

Mail. Det besluttes, at der oprettes særskilte mail-adresser til formanden, næstformanden og kasseren + en fællesmail (Som ikke er gmail’en). Nogle bestyrelsesmedlemmer ønsker, at deres kontaktinfo ikke optræder på hjemmesiden, hvorfor de fjernes.

Dagsordener. Det vedtages, at der skal udarbejdes et forslag til dagsorden forud for hvert bestyrelsesmøde. William påtager sig opgaven. Best. medlemmerne henvender sig til William med punkter, som ønskes på dagsordenen.

Fb-siden. Det diskuteres hvem der bør have adgang til gruppen. Er det alle interesserede? Eller skal det være et sted forbeholdt havelejerne? William får administrator-rettigheder i gruppen, og holdningen i bestyrelsen er, at man skal være havelejer eller tilknyttet en have for at få adgang til gruppen. Når der er en komplet medlemsliste, gennemgår vi medlemmerne af fb-gruppen navn for navn.

Bankkonto. Den nye bestyrelse har endnu ingen adgang til foreningens bankkonto i Nordea. Det er tilsyneladende kun den afgåede formand, der fortsat har adgang. Den nye kasserer påpeger, at det er en uholdbar situation, da man reelt ikke kan betale nogen regninger i øjeblikket eller har noget overblik over den økonomiske situation. Formanden tager kontakt til banken en af de kommende dage for at høre, hvordan adgangen rent praktisk skal overgå til den nuværende formand/kasserer.

Hækplanter. Der er fortsat ikke etableret ny hæk ud til de nyetablerede ungdomsboliger. Formanden har haft kontakt til relevante person, og der er givet lovning på, at der vil blive etableret ny hæk. Det bliver foreslået, at man beder om,  at der bruges store hækplanter, da det ellers vil stå meget åbent mod ungdomsboligerne – og tage mange år, før haverne i den ende af foreningen igen har en ordentlig hæk og afskærmning.

Lejekontrakt. Der diskuteres ændringer af foreningens lejekontrakter med havelejerne. Blandt andet ændres de, så folk skriver under på, at de har fået udleveret en fysisk kopi af vedtægterne. Det diskuteres, om det er fornuftigt, at pris pr. kvadratmeter fremgår af lejekontrakt, da den skal kunne justeres løbende for alle nuværende havelejere. Felt med årlig leje fjernes.

Aktuelle medlems-sager. Formanden orienterer om en havelejer, som har fået tilladelse til at opføre et nyt, brugt hus i en have på lige under de tilladte 20 kvadratmeter. En anden havelejer er blevet ekskluderet af foreningen, og får ikke depositum retur. Ny lejer er på plads. Formanden oplyser desuden, at der ikke findes nogen opdateret venteliste på personer, der ønsker at leje en have. Derfor står der dags dato 0 på venteliste.

Proformahaver. Udfordringen med havelejere, der reelt ikke bor på Bornholm, diskuteres. Det er svært at dokumentere, hvorvidt folk reelt bor på Bornholm eller ej. Hvis de passer haven, eller får nogen til det, er det reelt svært at gøre noget. Best. medlem synes,  at det er ærgerligt, fordi vedkommende har nabo, hvor der meget sjældent er liv.

Frit lejde. Det diskuteres, om der skal gives frit lejde i 2022 til at få rettet op på forhold i haverne, som strider med foreningens vedtægter. Der er ikke enighed i bestyrelsen om, hvorvidt det er en god ide. Det foreslås blandt andet, at der snart sendes et nyhedsbrev ud om, hvornår der er havevandring + en henstilling til, at folk hjælper hinanden.

Vejreparation. Vi skal bruge 6-8 tons til at fylde huller ud rundt på gangene. Jens bestiller, og det skal være 0/16 der blandes med 11/16. Det besluttes, at en entreprenør med tilknytning til foreningen mod betaling skal reparere vejene. Næstformanden står for kontakten til entreprenøren, der selv står selv for bestilling af materialer m.m. samt finder en dato, hvor arbejdet kan gennemføres. Der regnes med 4-5 timers arbejde med maskiner for at rette vejene op. Foreningen stiller med to personer til at hjælpe, og under arbejdet vil biler ikke have adgang til vejene.

Defekte vandmålere. Næstformanden beder om klarhed over antallet af defekte vandmålere. Der er kun to nye på lager, så det er vigtigt, at vi ikke mangler målere, når der skal åbnes for vandet. 20 nye bestilles og desuden 60 kuglehaner.

Flagning. Det foreslås, at der flages fra foreningshuset på alle flagdage. Desuden forslag om, at der kan flages, hvis et medlem f.eks. ønsker at afholde en fødselsdag. Det vedtages.

Nøgler. Der er mange nøgler, som de nye bestyrelse ikke har noget overblik over hvor hører til. Det vil kræve lidt arbejde at få styr på. Afgået formand har afleveret en pose med assorterede nøgler. Best. medlemmer får udleveret nøgler til foreningehuset. Afgået formand  har i samme ombæring afleveret en pose med diverse dokumenter, hvoraf ny formand har sorteret og ordnet historiske dokumenter i en kasse for sig til eftertiden.

Vandtændingsfest. Det foreslås, at det markeres, når der bliver åbnet for vandet. Det kunne være en slags vandtændingsfest.

Ny vandforsyning. Det besluttes, at de tre indkomne tilbud rundsendes til alle medlemmer, så de kan læse op og være forberedt til næste best. møde. Her er det hensigten at tage stilling til, hvilket af tilbuddene man ønsker at gå videre med. Det er vigtigt at der kan peges på ét forslag, som skal bruges i forbindelse med søgning af midler via fonde.

Referent William Husted

Næste bestyrelsesmøde den 7/4 klokken 18.30.

Nyheder

Bestyrelsesmøde 5 maj 2022

BESTYRELSESMØDE REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE TORSDAG DEN 5. MAJ 2022Fremmødte: Jens Kruse, Henrik Nielsen Mertz, Tue Bech, Morten Jensen, William Husted, Anette Matteson, Michael Sundgaard-Liv og Jeppe Sandegaard Olsen. Afbud: Rikke Jønsson   Havevandring. Før...

Vandåbningshygge 🙂

  I anledning af, at vandet er åbnet, og vi kan komme igang i haverne igen, afholder vi et lille arrangement, hvor unge som gamle kan udveksle erfaringer og få en pølse med tilbehør samt lidt godt til ganen. Det vil også være muligt at lave plantebyt, for dem der...