BESTYRELSESMØDE

REFERAT FRA BESTYRELSESMØDE TORSDAG DEN 7. APRIL 2022

Fremmødte: Jens Kruse, Henrik Nielsen Mertz, Tue Bech, Morten Jensen, William Husted, Anette Matteson, Michael Sundgaard-Liv og Jeppe Sandegaard Olsen. Afbud: Rikke Jønsson

Toiletter. Det drøftes hvordan toiletterne skal holdes rene i forbindelse med, at de nu er åbne for sæsonen. Formanden nævner tidligere forslag om, at rengøring går på skift mellem bestyrelsesmedlemmerne. Det ender dog med, at bestyrelsen i første omgang vil se, om der kan findes et medlem, som mod at blive fritaget for haveleje, vil påtage sig rengøringen på toiletterne. Det drejer sig om minimum to gange ugentligt, måske mere i højsæson. Tjansen/tilbuddet formidles til medlemmerne via kommende nyhedsbrev og via fb-gruppen.

Honorering af bestyrelsesarbejde. På sidst generalforsamling blev det besluttet, at bestyrelsesarbejdet ikke længere skal honoreres med et vederlag, som der hidtil har været praksis for. På bestyrelsesmødet blev det diskuteret, hvorvidt bestyrelsesmedlemmer fortsat skal være fritaget for at betale haveleje, og den praksis er der enighed om at fortsætte. Praksis gælder også suppleanter, men for alle gælder, at hvert bestyrelsesmedlem kun er fritaget for haveleje af én have. Da praksis ikke står nævnt i vedtægter, mener flere, at det bør tilføjes til vedtægterne ved kommende generalforsamling.

Udvalg. Formandens forslag om områdeansvarlige bliver gennemgået. For fælleshus og værksted bliver Henrik Nielsen Mertz valgt som ansvarlig og for veje og kameraovervågning bliver den ansvarlige Morten Jensen. Det diskuteres, om der også skal være en såkaldt hjælpegruppe, hvor et medlem af bestyrelsen får en koordinerende rolle i forhold til at skaffe hjælp til medlemmer, som for eksempel i en periode ikke magter deres haver. Der er dog uenighed om, hvorvidt det er en opgave for bestyrelsen at løfte. Hjælpegruppen oprettes ikke, men bestyrelsen opfordrer medlemmerne til at søge hjælp via vores fb-gruppe. En opfordring til hjælpsomhed nævnes i kommende nyhedsbrev. Arrangementsgruppe oprettes med Tue og Morten i spidsen. De efterlyser kræfter uden for bestyrelsen til at være med til at løfte opgaven. Arrangementer skal med i nyhedsbreve. Forslag om vandtændingsfest, høstfest mm.

Brandtomte. Formand og havelejer aftaler dato/weekend for, hvornår der samles et hold, der hjælper med at få fjernet den ene af de brændte bygninger i have nummer 29.

Skraldespand ved foreningshus. Den har været fjernet i et stykke tid, fordi der tidligere har været erfaring med, at den meget hurtigt bliver fyldt. Bruges angiveligt af mange, der reelt ikke burde smide affald i den. Det vedtages dog, at den sættes ud igen for kommende sæson.

Haveleje. Kassereren vil gerne have at vide, hvor lang betalingsfrist der skal gives til medlemmerne, når den forestående regning for haveleje og vand skal udsendes. Det besluttes, at der gives en betalingsfrist på 15 dage.

Hække. Formanden orienterer om, at de manglende tjørnehække ind mod de nye ungdomsboliger bliver reetableret af kommunen inden påske.

Førstehjælp. Havelejer har tilbudt alle medlemmer af foreningen et kursus i førstehjælp. Der gives dog ingen beviser efter kursus. Bestyrelsen støtter op om medlemsforslaget og opfordrer til, at der findes en dato, som hurtigst muligt meldes ud.

Nye havelejere. Formanden orienterer om, at der siden sidste bestyrelsesmøde er tegnet 13 nye lejekontrakter.

Nyt vand. Gennemgang af de tre indkomne tilbud på etablering af ny vandforsyning.  Alle tre tilbud gennemgås og diskuteres, og der er enighed i bestyrelsen om at gå videre med PLE’s tilbud. Det vurderes, at foreningen her får mest for pengene. Det diskuteres hvor meget af foreningens formue, som der skal bruges, og ud af 2021-regnskabets angivne formue på 353.532,56,- besluttes det, at foreningen selv kan lægge op til 200.000,-, så der fortsat er en vis likviditet til uforudsete udgifter. Resten af pengene skal findes via fonde og eventuelt kommunen. Da det vil tage tid at få pengene ind via fonde, er det formentlig nødvendigt at få korrigeret tilbuddet på et senere tidspunkt. Selve anlægsperioden er omkring to måneder, når den tid kommer. William påtager sig arbejdet med at søge midler via fonde.

Bank. Der er fortsat ingen i bestyrelsen, der har fået adgang til foreningens konto i Nordea. Der arbejdes dog på sagen, men det tager tid, da alle bestyrelsesmedlemmer skal igennem en legitimationsproces i banken. Der ventes dog snart at være adgang.

Brændeovne. Flere har spurgt formanden, om man må have brændeovn i kolonihavehuset. Det må man som udgangspunkt gerne. Det diskuteres, om det bør fremgå af vedtægterne, men et flertal mener, at det ikke er nødvendigt at nævne eksplicit. Der er dog tvivl i bestyrelsen, hvorvidt skorstenen skal regnes som en del af huset og dermed også husets højde. Da der er en makshøjde på tre meter, så vil de fleste kolonihavehuse få svært ved at etablere en lovlig skorsten, hvis skorstenen skal medregnes i den samlede højde. Det undersøges og diskuteres nærmere.

Møde med BRK. Bestyrelsen ønsker et møde med kommunen. Blandt andet for at afsøge muligheden for, om kommunen vil være med til at finansiere etablering af nyt vand. Forslag om bebyggelsesprocent skal undersøges. Fire bestyrelsesmedlemmer med til møde: Jens, Henrik, Tue og William.

Arbejdsweekend. Der skal snarest afholdes en arbejdsweekend, hvor efterfyld af huller i vejene er førsteprioritet. Så snart det bliver tørt. Formanden melder dato ud til alle medlemmer. Det diskuteres, om vedligehold af veje skal være fast rutine.

Nøgler til havelåge. Der er indkøbt 100 nye nøgler til lågen ud mod cykelstien. Ny lås er sat i. Der betales 50,- i depositum for udlevering af en nøgle, og hvis man i forvejen har en gammel nøgle til lågen, så kan man uden beregning få ombyttet den til en ny. Det bemærkes af medlem, at det tidligere har været praksis, at depositum for nøgler ikke er blevet indbetalt på foreningens konto, men i stedet er endt i en kaffe/kage-kasse. Dén praksis ophører omgående, men det formodes, at tidligere tiders praksis vil føre til et mindre tab for foreningen. Tilbud om nye nøgler udsendes på fb-gruppe og i kommende nyhedsbrev.

Eventuelt. Vi har to forsikringer. Næstformanden undersøger, om det giver mening af lægge forsikringerne sammen. Det besluttes desuden, at der skal flages fra foreningens flagstang i weekenderne samt på flagdagene i sæsonen. Morten vælges som flagmester. Bestyrelsesmedlem foreslår, at der etableres hjertestarter ved foreningshuset. Formanden nævner, at der allerede er planer om at søge Bornholms Brand om støtte til en hjertestarter. Formanden har tråd i den sag.

Nyt bestyrelsesmøde den 5. maj klokken 18.30 i foreningshuset. Her gås sæsonens første havevandring tillige.

Referent William Husted